2020年采购管理办法及流程

2020-06-03

  采购流程是指从采购计划开始,到采购询价、采购合同签定,一直到采购材料进场为止的过程。大家知道一般的采购流程是怎么样的吗?就等小编告诉你们把!

  采购管理制度及操作流程

  一、总则

  为了规范公司采购行为,降低公司经营成本,特制定本办法。

  二、管理体制

  公司可设立专门的采购部门,具体负责公司采购业务。

  公司所有原轼材料、物资、零部件、办公用品、机器设备的采购,均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。

  公司采购实行集中与分散相结合体制。

  三、重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购,由采购部门统一办理;低值、小额或限额以下的采购,由使用的部门各自办理。

  公司实行成批和零星采购相结合体制。

  四、根据年度经营计划,测算和制定年度原辅材料、物资需求计划,每年进行1~2次的成批采购;

  五、年度物资计划难以概括,或市场供求变化导致物资需求计划改变的,可在年度中进行多交的零星采购。

  六、贯彻“五适”方针,即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点,购进适当品质及适当数量的物料。

  七、采购计划与申请

  根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况,可以制定年度采购计划预案。

  根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化,相应制定半年、季度或月度的具体采购计划,该计划按期滚动修订。

  公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施,半年、季度采购计划须经总经理审批,月度采购计划变化不大的经总经理划主管副总核准。

  根据采购计划制作的采购预算表,以一式多联方式提交,分别经采购部经理、主管副总、总经理按权限签批核准。

  公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时,可即进提出采购申请,并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。

  八、采购实施

  采购部收到请购单或采购计划被批复后,立刻开展多方询价、比价、议价,按照货比三家的原则,询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量,获得批量折扣,降低采购成本。采购询价获准后,采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。合同文本须经采购主管和主管副总经理批准。重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。采购合同经双方签章生效后,采购员按合同付款进度,向财务部申请借款,及时向供应方支付定金和各期货物。采购员按合同交货进度,及时催促供应方按时发货。收到托运单据或提货凭单后,即前往提货点,按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量,相符后签收。如发现货物品种、数量或重量与合同不符,质量经检测与合同约定标准不符,采购购员可拒绝接收或将货物退回供应方。对货物品种、质量、数量与合同不符的,采购员及进告知供应方,并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。验收合格的货物及时运抵仓库,办理移交入库手续,并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。采购员负责对在签字货物和在签字货款明示于图表,分类监控、跟催。采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题,应及时上报主管处置,寻找替代品或变更生产计划。

  九、其他

  1.采购部应采取有效措施,完成公司下达的降低采购成本的指标,或达到采购目标成本。

  2.采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况,趋势预测,提出最有利的采购时机。

  3.采购部分分析主要物料的采购成本及构成,掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重,对有关费用重监控。

  4.采购部选择运输方式,应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等,多方案比较后选定方式。

  5.会同财务部确定贷款分期付款和结算方式,协商使用赊购、商业票据,减少公司采购和库存资金的占用。

  十、采购部对采购员的如下工作行为进行考查、评价:

  采购目标成本的完成情况;

  采购合同履约率和违约程度;

  采购成本节约额或损失额;

  采购物料质量合格率;

  价格波动情况;

  供应商稳定性和开拓供应商新情况;

  廉法或执着收回扣、受贿情况。

  以上工作情况记入采购员业绩档案,作为考绩依据,并作出相应的奖励和处罚。

  十一、附则

  本办法由采购部解释执行,经公司总经理办公会议批准生效。

  采购流程

  1. 采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

  2. 各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核,报总经理审批后,方能进行采购。

  3. 采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。

  采购方式

  1. 集中计划采购:凡属日常办公用品必须集中计划购买。

  2. 长期报价采购:凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。

  3. 每年第一个月重新审定上年度供应商,与供应商洽谈需两人以上进行,并对供应商评审,且作出相关评审记录。

  采购实施

  1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后,办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。

  2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。

  3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后,才能办理入仓手续。

  采购付款方式

  1.物品采购无论金额多少,一律由经办人签字,财务经理审核,总经理核准签字后方可报销。

  2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。