学社联办公室资料管理制度

2017-10-02

  一、外部档案(以靠门段开始)

  1、墙上:

  宣传部:借用展板情况登记

  相关部门:宣传部

  部门职责:各部门相应的职责制度等 

  相关部门:学社联所有部门

  社团注册表/签到表:学期初各协会注册/会长大会、会长论坛等会长的登记情况

  相关部门:办公室

  会议记录:学社联干部会议、各部门会议记录

  相关部门:办公室、其他部门

  备用夹(1个):按不同时期各部门的需要经申请后可以使用

  相关部门:学社联所有部门

  2、文件架内:

  活动申请表:左边放活动申请表,上层是未批的申请表,下层是已批的申请表;右边为未批活动的相应策划书

  相关部门:办公室、监察部、公关策划部、财务部

  活动策划书:已批活动的策划书

  相关部门:办公室

  活动总结:协会活动结束后相应活动的总结

  相关部门:办公室、信息部

  信息部:协会相关活动的稿件

  相关部门:信息部

  监察部评分表:监察部对于各协会活动的评分

  相关部门:监察部

  备用(2-3个):按不同时期各部门的需要经申请后可以使用

  相关部门:学社联所有部门

  为加强学社联办公室的资料管理,方便查阅,特制定如下制度:

  1、  文件夹须按上述顺序位置放好

  2、  各类文件按类别及上述摆放要求放于指定文件夹中,不可混放

  3、  办公室桌上散乱的文件、表格应及时放入相应文件夹中

  4、  抽屉中文件须按类别叠放好

  5、  及时更新文件夹,将陈旧文件放入相应的档案袋中,(按文件的有效期,一般为两周整理一次)

  6、  其他部门要使用备用文件夹须向办公室人员提出申请,经同意后方可使用(联系人:)

   

   

   

  二、柜内档案(顺序从上往下)

  层数

  分类

  一层

  学术类   综合素质类   体育类

  二层

  文艺类   社会实践类   已撤销协会

  三层

  内部资料   各协会资料   其他资料

  四层

  内部资料   内部部门资料   公共物品(物质)

  档案柜内资料管理制度

  1、  各协会均设一个档案袋,并按性质分类

  2、  档案柜内壁上张贴协会资料导向表,便于查阅

  3、  档案袋中资料须按时间顺序依次放置

  4、  档案袋上设置标记

  5、  学社联内部资料仅供学社联内部人员当场查阅,不外借

  6、  协会资料仅供学社联内部人员及协会内部人员当场查阅与复印,不外借

  7、  向办公室借阅资料需详细记录在案,包括借用资料名称、借阅时间,借阅方单位、借阅人名称、联系方式,学社联经手人姓名及联系方式

  8、  协会在非值班时间不得借阅资料

  备注:若出现以下几种情况者:

  1、私自使用备用文件夹而未申请

  2、私自将资料外借

  3、不同程度破坏资料

  第一次口头批评并禁止使用办公室文件资料两周,第二次则禁止其再次使用办公室文件资料