办公用品发放管理规定范文3篇

2021-03-13

  办公用品发放管理规定是为了加强公司办公用品管理,控制费用开支,规范公司办公用品的采购与使用而制定的。下面是关于办公用品发放管理的一些制度,欢迎参阅。

办公用品发放管理规定范文1

  办公用品申购、发放、领用管理办法

  一、总则 为加强公司办公用品申购、领用、发放管理,本着“节约成本,提高效率,规范流程,明确责任”的原则,倡导“健康优质、绿色环保、勤俭节约”的现代办公方式,特制定本办法。

  二、适用范围

  公司各中心、部门及全体员工。

  三、办公用品分类

  1、 固定资产类办公用品:办公电脑(笔记本)、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、投影仪等。

  2、 高值非消耗类办公用品:办公家具、验钞机、电话机、打孔机、装订机、U盘、移动硬盘、衣架、白板、书报架、电风扇、电脑包等。

  3、 高值消耗类办公用品:墨盒、硒鼓、色带、碳粉、网线、电话线等。

  4、 低值消耗类办公用品:

  笔类:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、白板笔、记号笔、荧光笔、激光笔等;

  册类:文件夹(盒/筐)、拉杆夹、按扣夹、单夹、板夹、拉边袋、档案盒(袋)、名片夹(盒/册)、支票夹等;

  纸本类:笔记本、彩条纸、N次贴、便签纸等;

  刀器类:计算器、订书器、推钉器、起钉器、剪刀、裁纸刀、转笔刀、刀片等;

  夹钉类:装订条(圈)、推钉夹、燕尾夹、订书钉、别针、曲别针、

  大头针等;

  耗材类:打印/复印纸、传真纸、复写纸、鼠标、键盘等;

  其他类:刻录盘、胶水(棒)、胶带、双面胶、涂改液(带)、笔筒、尺子、橡皮、印台(油)、电池、塑封皮、公司印刷品、纸杯、茶叶、咖啡、瓶装矿泉水等;

  四、办公用品的申购、发放、领用

  1、 办公用品申请需填写《办公用品申购单》,办公用品的申请人为各中心秘书。

  2、 各中心秘书须于每月20日前,根据各中心的办公用品需求填写《办公用品申购单》,且注明申请领用人姓名及领用项目明细(高值非消耗类办公用品单位价值超过100元,需填写呈批单),交由所属中心领导及主管副总审批后,呈送总经理审批,并将《办公用品申购单》提交行政部统一采购。

  3、 未在本办法规定日期内提出购买申请的中心,则视为当月无购买需求。

  4、 行政部于申请当月月底采购完毕,统一发放至各中心秘书处,由各中心秘书发放至具体使用人,原则上行政部不对个人发放。

  5、 行政部将根据日常办公需要,对常用办公用品进行批量购买,在保证正常办公需求的前提下,保持定量库存。临时急需用品,可根据情况进行采购。

  6、 各中心常用消耗类办公用品月用量标准根据各中心、部门三个月加权平均数为依据。此标准为暂定数,可依据每月平均用量进行合理调整。

  7、 对于高档耐用、但不常用的办公用品,各中心间应尽量协调相互借用,原则上不重复购置。办公设备出现故障,由行政部负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜。造成设备损坏的,按公司相关管理规定处理。

  8、 各中心要控制和合理使用办公用品,杜绝浪费现象。部分办公用品:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、线圈本(换芯)、记号笔、瓶装胶水(可灌装)、涂改液、计算器、鼠标、键盘、打印纸(正反面使用)等,鼓励大家以旧换新,低碳、经济使用。

  9、离职员工在办理离职或交接手续时,应将所领用的办公用品(消耗类办

  公用品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿,否则不予办理相关手续。

  10、自本制度执行之日起,打印纸将采取“各领各用”原则,行政部将不在

  原公用办公设备处提供打印纸,请各中心秘书每月根据使用量提前申请,以满足日常工作需求。

  五、办公用品费用分摊

  1、 各中心申购的办公用品费用,计入其日常费用中。行政部于每月30日前,对领用的办公用品费用进行核帐,经各中心领导审核签字确认后,上报财务中心入账。

  2、 《办公用品申购单》审批人(各中心领导)为办公用品费用控制的责任人,应按标准严格控制费用,把好申购关。

  3、 原15、16层办公区公用办公设备,根据办公区域、使用情况划归到各中心,所产生的办公耗材费用,按比例分摊到各中心(详见附件:办公设备耗材、维修管理)。

  六、相关表格

  《办公用品申购单》。

  七、本办法的实施

  本管理办法自下发之日起执行。

办公用品发放管理规定范文2

  办公用品作为企业的必须开支,在公司的运营费用中占用一定的比例。加强和规范对办公用品的采购、发放、领用、回收等环节的管理规定,可以达到使公司压缩开支,树立形象,强化管理的目的。

  办公用品虽小,但积少成多,因此办公用品的发放必须有严格的制度规定保障,一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行。

  办公用品领用管理注意事项

  办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表,办公用品更换按要求处理,特殊情况要有书面报告。

  根据工作需要情况,确定各岗位办公用品配备规格一览表,作为办公用品发放的依据。 员工离开本单位,应退回领用的办公用品。

  办公用品申领使用管理方式

  行政部门不但要负责办公用品的收发,还要负责申请、采购,如此琐碎、繁杂,要做好就得要理清各环节之运作,并作好计划、预算工作。并且,此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。 对于小型企业来说:

  行政人员应将一些使用频率较高,如圆珠笔、纸巾等,稍作一些保存,占的地方不大,用一个柜子就可以。

  文具领用可采用以旧换新的方式,不过更改前,各部门(单位)还得 填写申领单,经公司主管签字后,加以统计,叫供应商送来后,便可发放。

  对于可缴交的用品,如钉书机、打孔机等用品,人员离职后可收回,发给下一任同事使用。

  对于大中型企业则不同,因为人多、部门多,上述作法应付不了需求,还会遭到不少同事埋怨,可行的方法是:

  行政部根据各部门的工作需要,为公司各部门做好办公用品领用预算,可以根据往年的用量及费用,作出年度计划及预算,这种预算作业通常在年终进行。

  员工领用办公用品需经过部门经理及行政经理的核实审批,到行政部填写办公用品领用情况登记表。 设立办公用品保管室,依公司大小,用品多少设保管员1名或2名,保管员既要做好收发工作,还要根据业务需要做好账本登记,定期对文具进行盘点。行政部可以安排公司的前台人员或保洁员担当办公用品的保管员。

  办公用品管理办法

  一.目的

  为规范公司办公用品管理,使之即满足员工工作需要又杜绝铺张浪费,特制定本办法。

  二.适用范围

  公司内所有部门及分公司办公用品的采购、领用及报废等管理。

  三.办公用品请购

  各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划,由部门主管填写《办公用品采购申请单》交行政人力资源部。

  行政人力资源部统一汇总、整理各部门的采购申请,并经核查库存状况后填写《办公用品采购计划表》,呈报总经理审核同意后实施采购任务。

  各部门若需采购临时急需的办公用品,由部门主管填写《办公用品采购申请单》,并在备注栏内注明急需采购的原因,报总经理批准后由行政人力资源部负责实施采购任务。

  四.办公用品采购

  为有效完成采购任务,原则上由行政人力资源部统一负责实施采购任务。

  对专业性办公用品的采购,由所需部门协助行政人力资源部共同进行采购。

  临时急需办公用品可经行政人力资源部同意后由使用部门自行采购。

  对单价大于500元以上办公用品的采购,应先进行询价、比价、议价,并将最终议定价格呈报总经理同意后,方可实施采购任务。

  五.办公用品入库

  办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由行政人力资源部办公用品管理人员登记入库;对不符合要求的,由采购人员负责办理调换或退货手续。

  办公用品采购发票应由行政人力资源部办公用品管理人员签字确认入库后,方可报销。

  六.办公用品领用

  员工领用办公办公用品应填写《办公用品领用登记表》。

  员工领用单价在人民币100元以上的办公用品,须经部门主管核准同意。

  七.办公用品使用

  严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。

  员工离职时应依《办公用品领用登记表》所领办公用品一并退回(消耗品除外)。

  凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。

  公司员工应本着节约的原则使用办公用品。

  办公用品若被人为损坏,应由责任人照价赔偿。

  八.办公用品报废

  非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时,使用人应提出办公用品报废申请,经部门主管审核,并报总经理同意后,到行政人力资源部办理报废注销手续。

办公用品发放管理规定范文3

  一.办公用品管理总则

  1. 为保证办公用品的有效使用和妥善保管,特制定本规定。

  2. 本规定中的办公用品包括:

  公司给员工个人配置的通讯工具(手机、BP机)、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。 公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。

  公司公用的办公设备,如公共区域的传真机、打印机、复印机等。

  公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。

  二.个人办公用品的管理

  公司行政须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。

  公司员工领用办公用品须至行政部填写“办公用品领用登记”。

  公司员工应当自觉爱护公司财产;节约使用办公用品。

  三.部门办公用品的管理

  1. 除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。

  2. 部门申请购买办公用品的程序:

  部门经理填写《办公用品申请表》;

  交于公司行政部(分公司则交于分公司行政,由其统一传真至上海行政部);

  上海行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准,上报董事长;

  董事长签核;

  上海行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理(分公司则反馈给分公司行政)。

  部门办公用品领用之后,由部门经理分发办公用品给指定使用人,如使用人更改,则部门经理须至行政部变更记录。

  四.公共办公用品的管理

  公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。

  公司所有员工应当爱护公共办公用品,打印、复印避免浪费。对于公司内部文件资料,提倡使用二手纸。 员工在使用公共办公用品时,如发现机器故障应及时向行政部或公司网管报修。

  办公用品采购办法

  为进一步加强办公用品采购管理,规范办公经费的支出行为,保证办公经费有效使用和节约,特制定本办法。

  一、适用范围

  全单位日常办公所需的、《办公用品目录》规定范围内的各种文具、物品等低值易耗材料及器具,均纳入定点采供范围。

  二、职责分配

  采供部负责组织招标、评标确定我单位办公用品定点采购供应商(以下简称供应商);督促供应商在我单位办公用品供应中履行合同;提供《办公用品目录》;受理各部门《办公用品领用单》备案;定期向供应商统一结算办公用品费用;组织大批量办公用品采购。

  财务部负责向供应商统一支付办公用品费用,并分户扣减各部门相应的办公经费。

  各部门填写并由部门领导核批本部门《办公用品领用单》相应栏目;向指定供应商提取并验收所需办公用品。

  供应商按合同要求保证办公用品供应,按《办公用品领用单》供应办公用品,并填写相应栏目。 纪检部负责参与、监督确定供应商的招标、评标工作;监督办公用品供应工作。

  三、运作规程

  每月需用的打印纸、复印用纸、墨盒、墨粉、墨水等通用物资的型号规格、数量,由各需用部门于前一月第4周前报采供部汇总,由采供部按《办公用品采购规程》组织采购,并分发相关部门。其余办公用品采购按(2-8)施行。

  采供部牵头组建有相关单位领导和采供部、财务部、纪检部等部门派员参加的供应商招标评标小组。 招标评标小组于当年6月底前组织招标,并根据投标商的资质、服务承诺、让利多少从中评选确定2—3家中标商。中标商与我单位签订办公用品供应合同后成为我单位办公用品定点供应商。

  各部门需用办公用品时,填写统一制定的《办公用品领用单》相关栏目一式二份,经由本部门领导核批,加盖本部门公章后,由经办人凭该单去定点供应商处提取。

  供应商按需用部门核批的《办公用品领用单》提供的品名、型号、规格、数量提供办公用品,并在《办公用品领用单》相关栏目如实填写物品市价、实际结算价、合计实际结算价,经部门经办人签字认可后一份存供应商处,一份由经办人交部门验收人验收签字后存采供部,连同供货发票作为结算对帐和办理出、入库单的凭据。

  财务部根据入库单和发票向相关供应商付款;凭出库单扣减相关部门办公经费。

  一年之后,原招标评标小组在收集各方意见的基础上,对各供应商履行合同情况进行评审,确定是否续约。

  供应商不能履行合同或严重违约时,依约终止合同。招标评标小组重新招、评标确定新的供应商。供应商履行合同期满,且无违约现象发生时,可以续约。供应商不愿续约时,招标评标小组重新招、评标确定新的供应商。

  纪检部对办公用品定点采购全过程进行监督,并查处违规行为。

  四、本办法由单位采购部负责解释。