公文处理实施细则

  第十一条 内部行文,可按问题的种类和性质,用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文,部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。

  第十二条 各单位一般不得越级行文。因特殊情况,必须越级行文的,应当抄报越过的单位。

  第十三条 向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,不要同时抄送下级单位,不要直接送领导者个人(除领导直接交办外);向下级单位的重要行文,可以抄报直接上级单位。

  第十四条 按照一级抓一级的管理原则,公司行文原则上只发到各分公司和各部门,不直接发到下属子公司。

  第十五条 发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。

  □ 公文处理程序

  第十六条 收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序.

  (一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件,均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批,如领导出差,立即送办公室领导处理。

  (二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递,以免积压或传失。

  (三)凡需办理的公文,应先送办公室主任签批意见,再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时,认为无需送领导阅批的一般性公文,可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。 各单位收到急件时,应在3天内答复并退回文件,一般要办理的文件,一周内应办理并退文件,最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的,也要先书面或口头简要回复。

  (四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。

  (五)领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件交文秘人员立卷归档。

  第十七条 发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

  (一)草拟公文的要求:

  1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。

  2.情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。

  3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

  4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸,文件字迹要清楚,文面应保持整洁,凡是文面凌乱不清的,要重新清稿。

  5.数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。

  6.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:"一",第二层为"(一)",第

  三层为"1",第四为"(1)"。

  7.不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。

  (二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的,由董事会和分管领导审核。

  审核的重点:

  1.是否需要行文。

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