简述如何实现有效沟通

2020-03-10

  沟通就是将一个人的意思和观念,传达给别人的行动,其目的是使接受沟通的人,获得思想上的了解。沟通过程就是什么人,说什么话,经由什么路线,传递至什么人,达成什么效果的过程。下面第一范文网小编整理了实现有效沟通的方法,供你阅读参考。

  实现有效沟通的方法一、心态

  有些企业,企业文化非常正向,但是缘于陈旧的等级观念,员工不敢主动与领导沟通或者与比自己级别高的领导沟通时心里底气不足带着“怯”,而领导又因为工作太“忙”而顾不上和员工沟通,与同级别员工或部门之间沟通的时候,又以邻为壑,部门间各自为政,生怕触犯了自己或自己部门的利益,过高看重自己的价值,缺少坦诚的沟通交流,因而相互猜疑或者互挖墙角。

  A企业是老国企改制,企业文化非常正向,但就是层级观念太重。下级和上级沟通的时候,总是抹不开面子。规定未能按时完成工作,就由稽核专员开具整改单。当稽核到某领导时,稽核专员不好意思给领导开整改单,以给领导办公室打扫一个星期卫生换取“整改单”一张。这就是典型的“胆怯”。在此类的沟通中,要淡化“领导”,强调指导。因为责任很明确,就是由稽核专员来对工作的完成情况进行检查,规则也非常清楚,未完成的就是要开整改单,所以,无论被稽核对象是不是领导,都应该一视同仁,把注意力放在工作的目的和结果上,抛出其他的杂念,才能让沟通更高效。

  同样,有的领导不善于或者“忙于工作”而忽略了和下属进行沟通,或者沟通的方式过于强势或者粗暴,致使下属不敢或者抗拒和上级沟通。B企业的员工普遍提到,董事长过于强势,有的员工被吼得坐地上了的情况也发生过。一般领导都会认为,决策是领导做的,部下只需要执行上级决策,不需要相互沟通。其实不然。沟通是双向的。如果企业管理者不信任自己的员工,不进行必要的沟通,不让他们知道公司的进展,员工就会感觉自己被当作“外人”,轻则会打击员工士气,造成效率低下;重则使企业管理者与员工之间,形成相互不信任的敌意,产生严重隔阂,无法达成共识,有时候甚至会误解领导的意图而消极抵抗。领导要使决策合理,就必须要广泛搜集信息、分析信息,才能做出科学判断,要使决策执行到位,就必须让执行者充分了解领导的意图。身为领导者,应多给予下属鼓励和慰勉,认可褒扬下属,少一些斥责,前者起到激励的作用,后者会产生逆反心理。有的企业举办“董事长送你回家”活动,每周选出一位普通员工由董事长送回家,路上可以畅所欲言的和领导沟通,不仅拉近了和员工的距离,更对其他员工起到了激励的作用。

  再看一个案例。B企业是一个集团公司,有分子公司各一。集团采取的是大宗原材料统一采购,统一下料。规定每月10日前母公司、各分子公司统一提报物料需求计划,由母公司的计划物控部统一安排下料中心的生产计划。但是到了旺季,由于工期紧,各分子公司的计划做不准确,临时需求增加等原因,又加上沟通不顺畅,造成了子公司的生产部和母公司的计划物控部之间产生了嫌隙。子公司认为计划物控部是故意先保证自己的用料,而母公司自己内部由于报表填报不严谨、信息传递不及时等内部沟通问题,造成了下料延误。但是几个部门从来没有一起坐下来,把问题摆出来讨论解决,而是各自都有各自的理由和委屈。所以,部门之间的工作,首先要立足于实际工作,明示工作目的,引起协调对象思想上的重视。其次坦诚面对,只有诚心待人,真心沟通,才能做好协调工作。最后,部门之间、同事之间,要相互多通报情况,以求得各方面的支持;主动想办法,对事不对人,不带情绪,一次协调不成,要进行多次努力。建立良好的工作协作关系,是减少内耗,提高工作效率和工作效益的基础。

  实现有效沟通的方法二、氛围和机制

  导致沟通不畅的另一个原因就是沟通意识淡薄和缺乏沟通机制。部门内部或部门之间因为沟通意识淡薄,导致不主动寻求沟通,遇到问题被动的“等待”,不去寻求相关部门或人员的支持,形成壁垒,各自为战。由于沟通意识淡薄,也就难以形成浓厚的沟通氛围。没有沟通氛围,人与人之间不沟通,就对彼此缺乏了解,彼此间缺乏共同语言,有陌生感,从而对沟通产生抗拒,即使有时被迫去沟通,但这往往显得非常被动,沟通起来顾虑重重,这就无形中降低了沟通效率,从而导致下一次沟通的更加不顺畅。

  另外,企业缺乏有效的沟通机制,没有建立一个很好的沟通平台。大家平时的沟通,大多都是临时性的个人行为。

  C企业由于缺乏沟通机制,厂区的一台机器,一年期间,报废20多台,就是由于没有沟通反馈问题的渠道,每次发生问题就口头沟通一下,没有具体解决问题的措施和责任人,导致问题重复发生。

  D企业技术图纸频繁出错,生产叫技术人员现场支持并修改图纸,技术人员却迟迟不到场。由于没有问题解决的流程和机制,生产自己修改了图纸,并未通知技术部门,同样的图纸错误下次又出现了。造成大量的料废、工废,增加了成本。

  由此的沟通不畅,形成了一种恶性循环,由于“缺乏沟通意识”导致“沟通氛围淡薄”,所以造成人员之间的“不沟通或少沟通”,最终“沟通氛围消失”。

  所以,员工有了良好的沟通心态,企业还要有良好的沟通氛围和机制。沟通机制不一定非要是正式的会议,非正式的碰头会、座谈会或当需要沟通的时候,临时组织等等都是可以的,但是必须形成沟通的决议,并且在达成一致的基础上,不折不扣的去执行决议。最终,在企业内部形成一种良好的沟通氛围和沟通文化,让沟通成为一种常态。

  实现有效沟通的方法三、沟通者的表达和倾听

  沟通是发送者与接收者之间“给”与“受”的过程,信息传递是双方的事情。对于沟通的过程,首先表述者的表述一定要清晰。思维混乱不可能带来有效沟通。如果一个人连自己在想什么都不明白,又怎么能够清楚地表达给别人听?况且明确的观念也并不会自动地保证有效沟通。或许很清楚自己要说什么,但是很可能一张口就词不达意,表述混乱。所以表述一定要清楚,不要想当然的认为对方会领悟没有直接表达的意思,一定要把要表达的意思清晰的说出来,语言表达要具体化,避免造成歧义,并确保对方能够明白自己的意图,同时要清楚的表达自己的诉求。我们平时说“任务一定要重述”,目的也是为了保证沟通的有效性。

  再就是倾听者,要用心的听,听不懂的地方及时发问,要清楚对方要表达的意思,通过“重述”的方式,跟对方确认所接收到信息的准确性。

  A企业就发生过这样的事情。开会安排工作的时候,形成决议安排任务,大家都没有意见,到了执行的时候,就有人说:“根本就不知道让我干什么!”问他为什么当场不问,理由让人大跌眼镜:“大家都没有人问啊,我也不好意思的。”这就是我们沟通的结果。

  这样的沟通,怎么会有强的执行力?

  沟通没有固定的模式,形式是多种多样的,企业内部沟通的目的,就在于达到思想的共识,企业内部形成共同的价值观。要想实现企业内部的有效沟通,就需要公司的大力倡导,让沟通形成一种文化,一种信念,一种常态,促进内部信息的传递,将沟通转化成生产力,通过有效的沟通,降低内耗,提高效率。