IT如何提高沟通能力

2020-03-19

  要成为一名优秀的IT采购人员,除了自身的努力学习、提高自己的专业度外,还需要不断地提升跨职能沟通的能力,所谓兄弟齐心,其利断金,对内创建良好的工作氛围,对外选好合适的供应商。下面第一范文网小编整理了IT提高沟通能力技巧,供你阅读参考。

IT提高沟通能力技巧

  1、合理的角色定位

  间接采购人员不应该仅仅是服务、支持或参与的角色。间接采购人员更多的应该是领导的角色,要领导公司各部门,制定采购的政策、明确各职能部门的分工、并制定相关的采购流程。只有政策明确、职能划分清晰、流程明了,才能让各部门有法可依。

  采购人员领导制定好政策流程之后,还需要给各职能部门或各相关方提供培训,确保各职能部门的人员对政策和流程都明了,在执行的过程中做到有法必依。

  2、沟通时换位思考

  采购人员在从事间接采购时,切不能本位主义,只想着自己部门的利益,而应该时刻以公司利益与团队利益为重,要多站在各利益相关者的角度来考虑问题,在制定政策、流程,供应商选择、供应商评估体系的制定中多站在各职能部门的角度来考虑问题,确保决定是最大范围符合公司利益和集体利益的。例如,某公司的HelpDesk外包服务,作为管理部门的IT部门认为供应商的服务整体评估很好,希望保持独家供应(即使公司有好几个工厂),不希望引进新的供应商。但是,对采购来说,独家供应的结果是供应商每年提出了10%的涨价要求,而且当采购去谈价格时,供应商涨价的诉求很坚决,采购很难谈。这个时候,采购如果在得到IT部门同意前一定要强行引进新的供应商甚至把订单分一半给新的,那么,显然会对IT部门的同事造成伤害,这个时候,需要采购能换位思考,站在公司的角度和IT的角度想想为何要引进新的供应商,引进新的供应商对公司和对IT部门有什么好处,能为他们带来什么价值,最好能用数字来认证,如果引进新的供应商不仅能带来更好的服务,而且有更有竞争力的价格,相信IT部门也能理解并给予支持。

  同样的,沟通时的语言选择也是一样,一般来说,IT技术人员非常专业,相对来说,用户在IT方面知识就比较欠缺,这就要求采购人员在与不同IT背景的人员沟通时灵活应对,所谓“到什么山上唱什么歌”,作为一名优秀的IT采购人员,既要懂得专业的IT知识能够和IT技术人员直接沟通,又要做到能够将专业术语用普通的语言描述出来和用户直接沟通。

  3、谨慎承诺,信守承诺,赢得信任

  作为一名采购人员,需要经常将信息或者反馈提供给IT技术人员或用户,由于IT人员相对来说比较理性,所以切忌和IT人员夸大事实,承诺过度,却无法兑现,失信于人。这点上来说,其实对所有的采购都是适用的,赢得信任的要诀就是答应别人的就一定要说到做到,如果万一做不到,也要尽量提前告知对方,并给予对方可以选择的时间和空间。

  4、创建良好的合作氛围

  IT技术人员普遍都是男的,所以要创建良好的合作氛围,可以雇佣女士来做间接采购人员,所谓男女搭配,干活不累。或者有意识的在团队合作的时候创建轻松的合作氛围,毕竟,IT的项目对于一般人来说都会比较枯燥,合作氛围的营建可以在工作上,也可以在生活中。

在沟通上的问题

  论表达能力

  在表达上人们通常有3个问题。

  表达问题1:不知所云

  你大概有这样的经历,好像对方一直嘴皮在动,但是你就是不知道到底他说了什么。这里有几个原因:

  原因1:肚中没货

  本来就不知道该说什么,没话找话。这就像小时候我写日记,两三行都很困难。对于商务会谈,这属于典型的准备工作没做。

  原因2:思路不清

  你还是有些东西要表达的,但对于这些事情,自己都没想透,那么你怎么可能表达清楚呢。这个问题是超级普遍。所以有人跟我说,他表达不清怎么提升。我通常问的就是:“到底你是表达不清楚,还是自己没想清楚”。

  原因3:让潜意识主导沟通

  一件事情即使本人想清楚了,可能你表达出来依然让人不知所云。这通常是让潜意识主导的结果。

  前面谈到,人类潜意识的运行方式,是基于关联的,例如我在谈到“吃饭”时,可能潜意识立即跳出“明晚有饭局”,然后又想到“要打电话确认”,可能就直接跟对方说“对不起我要先打个电话”。你的思维很可能一直这样跳到很远的地方。但对方看不到这个过程,自然没法理解。

  在正式的沟通环境中(例如销售演讲),通常你需要让自己的意识去控制沟通,保持逻辑性。顺便说一下,一个人很难持续的保持着意识的控制,通 常说着说着就会进入自动驾驶(潜意识控制)模式,这是很正常的。但你可以做的是设定一个大的框架(例如演讲的逻辑),在多数的时间,让潜意识运转。但是过 一段时间,就有意识的检查“我现在进度怎么样,是不是跑题了?”这样可以把自己拉回来。这就像你开了自动驾驶系统,但是定期会人工检查当前的状况,如果有 问题立马切换到人工操作。

  我们的沟通由潜意识主导,本身并不是什么坏事,例如聊天的时候,大家东拉西扯就是这么出来的。有些人在重要场合或者见到重要人物时,本来是需要闲聊的,反而变得不善言辞。有时候就是因为过于紧张,意识主导了沟通,反而压制了潜意识的活动。

  原因4:表达缺乏逻辑性

  即使你自己想的比较清楚,而且也是有意识的在进行沟通。但你没有用清晰的逻辑来组织语言,导致对方难于理解。

  原因5:面面俱到

  表达者把自己知道的所有事情都倒给你了,需要你自己去理头绪。例如销售演讲,把产品的每个功能都给你看一遍,客户死的心都有了,还不好意思让你走人。

  表达问题2:缺失关键信息

  例如“3月25日下午在大会议室开会”。你都不知道到底几点,还要去问。

  表达问题3:难于理解

  前面谈的第一类表达问题,显然是难于理解的。但这里,我们指的是即使表达者逻辑清晰,对方依然难于理解的情况。

  这种问题的产生,常常是因为受众缺乏相关经验或者基础知识。

  例如以前有客户经常问我什么是PKI、什么是CA(计算机安全方面的名词)。如果我直接逻辑的、正式的介绍这个东西,可以这样讲:PKI叫做Public Key Infrastructure,意思是公共密钥架构……blablabla….

  即使我这样讲的条理清楚逻辑严谨,客户还是不懂,或者似懂非懂。在销售复杂技术型产品的过程中,你会发现这种问题一再上演。

  那么要让客户懂,你该怎么说呢?例如我会跟客户讲:“我们乘飞机要身份证对吧?”客户说“是啊”。“那么身份证的目的是什么呢?”“确保你 就是那个人啊”“那么谁有权发身份证呢?”“公安局”“这就对了,CA就是公安局,发证件的。这样计算机看到他们发的证件,就知道你是谁了……”

  然后客户立即就懂了。他并不能成为技术专家,但至少对于理解问题足够了。

  还有客户后来对我说:“我们要装那个啥…公安局了…”显然公安局比CA让他更容易记忆。

  解决这个问题,一个手段是要让自己的表达生动起来,让客户可以“产生经验”。这里有几个基本的途径:打比喻、讲故事(案例)、让客户亲自体验。

  所以沟通有个基本原则,一定要有案例。例如哪些技能,经较短时间的学习,就可以给人的生活带来巨大帮助?,貌似反馈不错,就是因为直接上了案例。这样马上就让对方容易懂了。你干讲一堆东西条条有理头头是道,如果客户产生不了体验有什么用啊。

  从这个角度,研究历史的重要性体现出来了。历史上有无数的案例,人类活动各方面的都有。很多时候你拿出这些来,对帮助他人理解观念很有帮助。

  如果问题足够复杂,有些时候简单手段(例如比喻、故事、让客户体验)都可能失效。那么这时候,你面临必须要让对方理解的情况,可能就要设计一条认知路径了。就是先让客户理解一些基础的东西,一步步走向最终的目标。

  例如我以前跟客户讲如何选择企业管理软件,我就带他们走了一遍企业管理发展过程。虚拟一家包子店,最开始只有老公和老婆卖包子,没有任何管理需求。这家包子铺如何开始招人、拓展品种、发展分店、连锁化运营、一直到上市。每一步面临怎样的管理问题,技术如何解决这样的问题。

  在这样一个过程中,最开始他们只需要计算器,然后要用到电脑,然后产生对于网络互联的需求……技术架构是如何发展的。

  通过这种从简单到复杂的方式,他们很快就有了整体的概念。对于自己面临的问题和选择也就清楚了很多。

  也许你发现了,这就是我前面讲过的“把握事物演化脉络”的策略。

  表达问题4:关我屁事

  听众找不到你讲的东西,到底跟他们有什么关系。例如你给我讲了这么多产品知识,到底又怎么呢?

  关于这一点,在任何正式的表达之前,我建议你问一个问题:“通过这次沟通,客户得到的最大的好处是什么?”

  例如你正在读的这篇文章,我想它带你的好处是“成为顶级销售的修炼路径”。大多数销售老是喜欢问“我要说什么”,但这个问题是次要的,真正重要的是“你要给客户什么好处”。

  表达问题5:不会表达情感

  中国人很不善于表达正面的情感,最典型的就是不会夸奖他人。所有的赞美之词都留到追悼会上使用,搞得一看悼词所有人都是高大上。