跨部门冲突的沟通技巧

2020-10-27

  原本应该合作解决的问题,到了跨部门会议上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识。到底,在不同部门各有不同立场与利益的情况下,怎样才能把话说清楚,把成果做出来?要怎么沟通呢/面第一范文网小编整理了跨部门冲突的沟通技巧,供你阅读参考。

  跨部门冲突的沟通技巧1:沟通前先做好准备

  在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚,不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西。以下列举几个应该事先想清楚的问题:你希望对方帮你做什么事?

  你认为他会要求你做什么?

  如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?

  如果双方没共识,你会有什么后果?对方又会有什么后果?

  跨部门冲突的沟通技巧2:了解其它部门的语言

  跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。

  举例来说,营销部人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样地,财务、生产、人资等部门,也有自己的语言与观点。因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。

  试着站在对方的立场思考,“这么做,对业务部的业绩有帮助吗?”、“如果我是他,会接受这种做法吗?”很容易就能明白他们在说什么,为什么这么说,从而将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。

  此外,频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。因此,时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。

  跨部门冲突的沟通技巧3:开诚布公是最好的对策

  你面对的是必须长期共事的同事,因此,凡事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信任关系。

  部门间一旦缺乏信任感,会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,甚至隐藏一些重要信息。

  相反的,互信会让双方在沟通时打开心防,他们会明白说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿,共同解决问题。

  跨部门冲突的沟通技巧4:不要害怕冲突

  在跨部门会议上,每个主管为了维护自己部门的利益,难免会出现一些摩擦。

  有些主管,尤其是新手主管,为了怕把气氛弄僵,往往会变得沉默寡言,以维持表面的和谐。

  美国史丹福大学策略及组织学教授凯瑟琳。艾林哈特(Katheleen M. Eisenhardt)在《有效沟通》一书中点出,“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”艾林哈特提醒,千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。

  有时候,太过和谐反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决。因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命。”记住,你是部门主管,虽然你要和其它部门保持良好关系,但是,捍卫部门及部属的权益,更是你责无旁贷的使命。

  跨部门冲突的沟通技巧5:呈现事实,勿人身攻击

  让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。

  美国达顿(Darden)商学院企管教授布尔乔亚三世(L. J. Bourgeois III)在《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)中为文指出,事实(例如目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等)可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。

  在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑,但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事实“可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。”布尔乔亚三世说。

  跨部门冲突的沟通技巧6:多提选项,保持弹性

  当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项,例如一次提出3~5个方案,让其它经理人有更大的选择空间。

  专家分析,多元选项能让选择不再“非黑即白”,经理人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突。

  跨部门冲突的沟通技巧原则7:创造共同目标一起合作

  无可讳言,各部门间一定同时存在合作与竞争关系。部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。

  艾林哈特指出,当团队成员朝着共同目标努力时,比较能把个人成败置之度外,因而更能理解别人的意见。但当经理人缺乏共同目标时,容易变得心胸狭窄,彼此误解并互相指责。

  因此,尽量去创造一个横跨各部门的共同目标,然后一起努力,就算有争执也没关系。因为,就如苹果计算机创办人贾伯斯(SteveJobs)所言:“如果每个人都要去旧金山,那么,花许多时间争执走哪条路并不是问题。但如果有人要去旧金山,有人要去圣地亚哥,这样的争执就很浪费时间了。”

  跨部门冲突的沟通技巧8:尊重沟通对象的权力

  每个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待别人尊重他的这种权力。

  因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象。举例来说,你们最新的网络营销计划下周就要上路了,但是信息部门的网站建置还未完成。

  这时,不要心急地马上跑去找负责的工程师,你应该去找他的主管,进行协调,找出解决之道。

  总之,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。

  跨部门冲突的沟通技巧9:善用幽默

  幽默可以做为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。

  当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。

  跨部门冲突的沟通技巧10 确保部门内部沟通无碍

  当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。

  很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的一线人员去执行,因此,一定要确保所有信息传达无误,才不会让好不容易达成的共识大打折扣。